1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Hotel i Restauracja Polonia, prowadzona przy ul. Stary Rynek 4, 99-400 Łowicz.
- Adres korespondencyjny: Stary Rynek 4, 99-400 Łowicz
- E-mail kontaktowy: lowicz.polonia@o2.pl
- Telefon: 502 011 666
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), gdyż nie wymaga tego rodzaj i skala przetwarzania. W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio na adres administratora.
2. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od celu kontaktu z nami możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail
- Numer telefonu
- Treść wiadomości (np. opis planowanej uroczystości, pytania o ofertę)
- W przypadku rezerwacji hotelu, dane do meldunku (zgodnie z ustawą o ewidencji ludności)
- W przypadku zawarcia umowy (np. wesele), dane do faktury i kontaktu w trakcie realizacji usługi
Nie zbieramy żadnych szczególnych kategorii danych (zdrowie, religia, przekonania polityczne itp.), chyba że sam dobrowolnie przekażesz nam takie informacje w treści zapytania (np. preferencje dietetyczne).
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:
a) Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze zapytań i przygotowywaniu ofert.
b) Zawarcie i realizacja umowy (rezerwacja, wesele, konferencja, nocleg)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.
c) Wypełnienie obowiązków prawnych (rachunkowość, podatki, meldunek)
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze (ustawa o rachunkowości, ustawa o ewidencji ludności).
d) Dochodzenie lub obrona roszczeń
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes administratora w okresie wynikającym z przepisów prawa.
4. Odbiorcy danych i procesorzy
Dostęp do Twoich danych mogą mieć następujące podmioty (procesorzy), z którymi administrator współpracuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:
- Vercel Inc. (USA), hosting strony internetowej. Vercel działa w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz certyfikat Data Privacy Framework.
- Forward Email LLC, usługa wysyłki wiadomości z formularza kontaktowego (sender technicznie pośredniczy w przekazaniu Twojej wiadomości do administratora).
- Solvi (s.solvi.online), self-hostowana platforma analityczna Umami (analityka anonimowa, bez cookies i bez identyfikacji użytkowników, patrz pkt 7).
- Biuro rachunkowe, w zakresie obsługi księgowej, jeśli doszło do zawarcia umowy.
- Organy państwowe, w przypadkach przewidzianych prawem (np. urząd skarbowy, ZUS, policja w trybie ustawy o ewidencji ludności).
Nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom zewnętrznym.
5. Okres przechowywania danych
- Zapytania z formularza, które nie skutkują zawarciem umowy, do 3 lat od ostatniego kontaktu, na potrzeby ewentualnego powrotu klienta.
- Dane do faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych, 5 lat od końca roku obrachunkowego (ustawa o rachunkowości).
- Dane do meldunku gości hotelowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami (zazwyczaj kilka lat od daty meldowania).
- Dane na potrzeby dochodzenia/obrony roszczeń, do upływu okresu przedawnienia (najczęściej 3 lub 6 lat w zależności od rodzaju roszczenia).
Po upływie okresów wskazanych powyżej dane są trwale usuwane lub anonimizowane.
6. Prawa osoby, której dane dotyczą
W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu, otrzymania kopii swoich danych oraz informacji o ich przetwarzaniu (art. 15 RODO).
- Prawo do sprostowania, żądania poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO).
- Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") , żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO).
- Prawo do ograniczenia przetwarzania , w sytuacjach określonych w art. 18 RODO.
- Prawo do przenoszenia danych , otrzymania danych w formacie ustrukturyzowanym, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO).
- Prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 21 RODO).
- Prawo wniesienia skargi , do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.
Aby skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, skontaktuj się z administratorem pod adresem lowicz.polonia@o2.pl lub telefonicznie pod numerem 502 011 666. Odpowiemy w ciągu 30 dni.
8. Transfer danych poza EOG
Twoje dane mogą być przekazywane do USA w związku z korzystaniem z usług:
- Vercel Inc. (hosting), transfer odbywa się w oparciu o Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone decyzją Komisji Europejskiej oraz certyfikat EU-U.S. Data Privacy Framework.
Pozostali procesorzy działają w obrębie EOG. Możesz uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z administratorem.
9. Profilowanie i decyzje automatyczne
Twoje dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie podlegają profilowaniu, w wyniku którego mogłyby zapadać decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na Twoją sytuację.
10. Zmiany polityki prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmian niniejszej polityki w przypadku zmiany przepisów, technologii lub praktyki przetwarzania. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie z datą wejścia w życie. Istotne zmiany komunikujemy dodatkowo wpisem w stopce strony przez co najmniej 30 dni.
11. Kontakt w sprawach prywatności
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych i niniejszą polityką prosimy o kontakt:
- E-mail: lowicz.polonia@o2.pl
- Telefon: 502 011 666
- Adres: Stary Rynek 4, 99-400 Łowicz
Data ostatniej aktualizacji: 8 czerwca 2026